RPA là gì? RPA là công nghệ cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, dựa trên nguyên tắc mà trước đây do con người thực hiện. Để hiểu rõ hơn về khái niệm RPA là gì, lợi ích, ứng dụng của RPA và so sánh nó với các công nghệ liên quan, hãy tham khảo bài viết dưới đây của Askany.
RPA là một công nghệ tân tiến, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Song song với đó, nhiều công nghệ liên quan khác cũng đã ra đời như AI, Trí tuệ nhân tạo,... Nếu bạn đang kinh doanh online và tìm giải pháp chốt đơn tự động, trả lời thông minh và nhanh chóng các câu hỏi lặp đi lặp lại của khách hàng. Bạn có thể thử cách tạo chatbot miễn phí tại đây.
RPA là gì?
RPA (hay còn gọi là Robotic Process Automation) có nghĩa là tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm.
Các robot này được lập trình để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, thay con người xử lý những công việc đơn điệu, tốn thời gian. Robot ảo có khả năng tương tác với các ứng dụng và hệ thống khác nhau, thực hiện các công việc như:
- Xử lý dữ liệu: Nhập liệu, trích xuất dữ liệu, chuyển đổi định dạng dữ liệu.
- Tìm kiếm thông tin: Thu thập thông tin từ website, cơ sở dữ liệu.
- Kích hoạt phản hồi: Gửi email, thông báo, cập nhật trạng thái.
- Tự động hóa quy trình: Xử lý đơn hàng, quản lý kho, tạo báo cáo.
Các loại RPA
Có nhiều loại RPA khác nhau, mỗi loại có những đặc điểm và ứng dụng riêng. Dưới đây là ba loại robot phổ biến:
- Attended robot (Rô-bốt có giám sát): Loại robot này hoạt động dưới sự giám sát trực tiếp của con người.
- Unattended Robot (Rô-bốt không có giám sát): Loại robot này có thể hoạt động độc lập, không cần sự giám sát của con người. Chỉ cần thiết lập trước thời gian chạy và không yêu cầu nhiều sự can thiệp.
- Hybrid robot – Rô-bốt linh hoạt: Là sự kết hợp giữa hai loại trên, loại robot này có ưu điểm của cả attended và unattended robot. Tuy nhiên, trong thực tế, rất khó tích hợp vào quy trình chuẩn của doanh nghiệp, vì đòi hỏi sự thiết kế phức tạp.
Lợi ích của việc áp dụng RPA
Một số lợi ích đáng cân nhắc khi sử dụng RPA có thể kể đến như:
Thời gian lưu
Thời gian lưu giữ là khoảng thời gian dữ liệu hoặc thông tin được lưu trữ trên thiết bị hoặc hệ thống. Với RPA, doanh nghiệp có thể xác định thời gian lưu chính xác, để giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý cũng như đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
Tăng ROI
Lợi tức đầu tư (ROI) là thước đo tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư, được sử dụng để đánh giá lợi nhuận so với tổng đầu tư. Thông qua RPA, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được chi phí không cần thiết, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài nguyên, tăng lợi nhuận và sinh lời bền vững.
Hạn chế lỗi do con người gây ra
Công cụ RPA sẽ đảm bảo độ chính xác 100%, giảm thiểu lỗi trong quá trình thực hiện tác vụ.
Tăng cường bảo mật
RPA giúp bảo vệ thông tin mật của doanh nghiệp bằng cách hạn chế số lần tương tác giữa người và người khi chia sẻ dữ liệu. Robot thực hiện các tác vụ một cách an toàn, không có rủi ro rò rỉ thông tin.
Tăng cường tuân thủ
Các giải pháp RPA luôn tuân theo các quy tắc và hướng dẫn đã được thiết lập, đảm bảo tính chính xác và nhất quán cao. Khi áp dụng RPA, tất cả nhân viên phải tuân theo một quy trình thống nhất, từ đó nâng cao kỷ luật và giảm thiểu sai sót cho doanh nghiệp.
Mở rộng quy mô kinh doanh
RPA cho phép doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh một cách linh hoạt và nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu sản xuất tăng cao theo đợt hoặc tăng trưởng theo thời gian. Dù là xử lý đơn hàng, hóa đơn, quản lý hàng tồn kho hay các hoạt động sản xuất và dịch vụ khác, RPA đều có thể giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.
Tăng sự hài lòng của nhân viên
RPA sẽ thay nhân viên thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian. Nhân viên có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn, mang tính sáng tạo và đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp.
Ứng dụng của RPA
RPA có thể được áp dụng cho nhiều ngành công nghiệp. Các ngành công nghiệp thường sử dụng RPA bao gồm: Ngân hàng, Tài chính, Bảo hiểm, Y tế, Bán lẻ, Sản xuất, Logistics, Viễn thông, Dịch vụ khách hàng, Hành chính, Nhân sự.
Hiện nay, ngành ngân hàng là ngành tương đối phổ biến đối với RPA và hầu hết các ngân hàng đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số. Hoặc các ngành tài chính nói chung như chứng khoán và bảo hiểm.
Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển, việc kiểm tra sao kê tài khoản là một quy trình phức tạp và tốn thời gian. Khách hàng phải gửi yêu cầu, cung cấp thông tin đăng nhập cho ngân hàng, và chờ đợi nhân viên xử lý. Quá trình này không chỉ chậm trễ mà còn tiềm ẩn rủi ro bảo mật.
Ngày nay, với sự hỗ trợ của RPA, quy trình này đã được tự động hóa hoàn toàn. Khách hàng chỉ cần truy cập vào trang web hoặc ứng dụng di động của ngân hàng, chọn mục "Sao kê tài khoản" và chọn khoảng thời gian cần thiết. Bot có thể tự động đăng nhập vào và tìm ra đúng báo cáo mà khách hàng cần.
Sự khác biệt giữa RPA và tự động hóa truyền thống
Cả RPA và tự động hóa công việc truyền thống đều hướng đến mục đích chuyển đổi các tác vụ thủ công thành các quy trình tự động. Sự khác biệt giữa hai khái niệm này nằm ở chỗ RPA được triển khai ở giao diện người dùng hay tương tác với phần phụ trợ (front-end). Đối với tự động hóa công việc truyền thống, cần phải tích hợp hoặc can thiệp vào cơ sở dữ liệu và cơ sở hạ tầng của chương trình máy tính, tức là ở back-end.
Sự khác biệt giữa RPA và AI
AI có khả năng học hỏi và trở nên thông minh hơn, trong khi RPA chỉ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể dựa trên các quy tắc có sẵn. Nói cách khác, RPA chỉ đơn giản lặp lại các hành động của con người, trong khi AI mô phỏng và phát triển trí thông minh của con người.
Hiện nay, AI được ứng dụng rất nhiều trong quy trình kinh doanh, điển hình như Chatbot AI. Tại Việt Nam, Preny đã được áp dụng vào quy trình kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, từ giáo dục, y tế, thời trang, nhà hàng,... giúp họ tăng hơn 50% tỷ lệ chuyển đổi. Cụ thể, Chatbot AI có thể tùy biến và trả lời các câu hỏi của khách hàng, chăm sóc họ 24/7, khiến khách hài lòng và sẵn sàng chốt đơn. Nếu bạn đang kinh doanh online, hãy trải nghiệm thử những tính năng ưu việt của Chatbot AI Preny tại đây.
Thách thức khi áp dụng RPA
Ngoài những lợi ích rõ ràng, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với những thách thức sau khi triển khai RPA:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao
- Yêu cầu doanh nghiệp phải có các quy trình chuẩn được áp dụng trong kinh doanh
- Yêu cầu các nhóm dự án và chuyên gia có tay nghề cao để thực hiện
- Tốn nhiều thời gian triển khai và đánh giá
- Khả năng tương thích và tích hợp với các hệ thống hiện có khác trong doanh nghiệp.
Bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin RPA là gì, các loại RPA, lợi ích - thách thức cũng như các lĩnh vực ứng dụng RPA. Tuy nhiên RPA chỉ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể dựa trên các quy tắc có sẵn. Nếu bạn muốn tư vấn khách hàng linh hoạt, cá nhân hóa, cũng như giảm tải các công việc lặp đi lặp lại, thì Chatbot AI chính là giải pháp tối ưu. Trải nghiệm Chatbot Preny AI hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!