OCR là gì? Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến thuật ngữ này, đặc biệt nếu bạn làm việc trong lĩnh vực văn phòng, hành chính hoặc xử lý dữ liệu. OCR, viết tắt của Optical Character Recognition (Nhận dạng Ký tự Quang học) là một công nghệ mạnh mẽ giúp chuyển đổi hình ảnh chứa văn bản thành văn bản số. Cùng Askany khám phá chi tiết về công nghệ này trong bài viết dưới đây.
Nếu bạn đang kinh doanh online và muốn tương tác khách hàng hiệu quả, tự động hóa quy trình bán hàng và chốt đơn nhanh chóng 24/7, hãy tích hợp Chatbot AI Preny ngay hôm nay!
OCR là gì?
OCR (Optical Character Recognition), hay Nhận dạng Ký tự Quang học trong tiếng Việt, là một công nghệ số đột phá, cho phép máy tính đọc và hiểu văn bản trong các file ảnh, bao gồm ký tự in, chữ viết tay và cả chữ đánh máy. Công nghệ này hoạt động bằng cách phân tích hình ảnh, so khớp mẫu và phân tích đặc trưng để nhận diện từng ký tự.
Ứng dụng của OCR vô cùng rộng rãi. Trong xử lý dữ liệu, OCR giúp truyền tải và nhập liệu dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, thay thế cho việc nhập liệu thủ công tốn thời gian. Trong số hóa tài liệu, OCR giúp chuyển đổi các tài liệu vật lý như hóa đơn, danh thiếp, hộ chiếu, hợp đồng, sách báo thành dữ liệu số, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa và quản lý.
Quy trình hoạt động của OCR là gì?
Quy trình hoạt động của phần mềm OCR bao gồm các bước chính sau:
Bước 1: Thu nhận hình ảnh
Máy quét hoặc máy ảnh sẽ chụp tài liệu và chuyển đổi nó thành dữ liệu nhị phân, tức là một chuỗi các bit 0 và 1. Phần mềm OCR sau đó sẽ phân tích hình ảnh này, phân loại các vùng sáng làm nền và vùng tối làm văn bản.
Bước 2: Tiền xử lý hình ảnh
Đây là bước quan trọng để làm sạch hình ảnh, loại bỏ nhiễu, khắc phục lỗi và chuẩn bị cho quá trình nhận dạng. Những kỹ thuật tiền xử lý bao gồm:
- Chỉnh thẳng/nghiêng: Hiệu chỉnh lại tài liệu bị quét lệch để đảm bảo độ chính xác cao hơn.
- Khử nhiễu: Xóa bỏ các đốm ảnh kỹ thuật số, làm mịn các viền ký tự để hình ảnh rõ nét hơn.
- Làm sạch đường viền/khung: Loại bỏ các yếu tố không cần thiết trong ảnh.
- Nhận dạng chữ viết: Đặc biệt quan trọng đối với công nghệ OCR đa ngôn ngữ, giúp xử lý các loại chữ viết khác nhau.
Bước 3: Nhận dạng văn bản
Đây là trái tim của quy trình OCR, sử dụng các thuật toán OCR để giải mã nội dung văn bản. Hai thuật toán phổ biến là:
- So khớp Mẫu: Tách từng ký tự trong ảnh và so sánh với các mẫu ký tự đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Phương pháp này hiệu quả với các phông chữ đơn giản và quen thuộc. Nhược điểm là khó xử lý các phông chữ phức tạp hoặc chữ viết tay.
- Trích xuất Đặc điểm: Phân tích các đặc trưng hình học của ký tự, như hướng nét, điểm giao nét, nét thẳng, nét cong. Phương pháp này linh hoạt hơn và có thể xử lý nhiều loại phông chữ hơn, nhưng độ chính xác có thể bị ảnh hưởng bởi chất lượng hình ảnh.
Bước 4: Hậu xử lý
Sau khi nhận dạng, hệ thống OCR sẽ chuyển đổi dữ liệu văn bản thành các tệp tin trên máy tính, như tệp văn bản (.txt, .doc, .docx) hoặc tệp PDF có chú thích, bao gồm cả phiên bản trước và sau khi xử lý.
Lợi ích khi sử dụng OCR
Công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) đang ngày càng trở nên phổ biến trong việc số hóa tài liệu và tối ưu hiệu suất làm việc. Vậy, những lợi ích cụ thể mà OCR mang lại là gì?
Tiết kiệm thời gian & nguồn nhân lực
Phần mềm OCR hoạt động thông qua cơ chế xử lý hàng loạt tài liệu, có khả năng quét một lượng lớn dữ liệu, hình ảnh và số hóa chúng một cách nhanh chóng. Thay vì mất vài giờ nhập liệu thủ công, OCR chỉ mất vài phút để xử lý cùng một lượng thông tin. Ví dụ, việc xử lý hóa đơn bằng OCR nhanh hơn 50-60 lần so với nhập liệu bằng tay, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể nguồn nhân lực cần thiết mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc.
Giảm thiểu khả năng sai sót và phát hiện giả mạo
Nhờ sự hỗ trợ của Trí tuệ Nhân tạo (AI), công nghệ OCR có độ chính xác cao lên đến 98% trong việc nhận dạng ký tự trên nhiều loại tài liệu, từ hợp đồng, chứng minh thư, bằng lái xe đến các loại văn bản khác. Điều này giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa khả năng sai sót trong nhập liệu và nâng cao hiệu suất làm việc. Hơn nữa, OCR còn có khả năng nhận diện giấy tờ giả mạo, giúp hạn chế gian lận và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Tìm kiếm và quản lý dữ liệu dễ dàng
Công nghệ OCR hỗ trợ tạo ra nội dung văn bản từ các tài liệu đã quét, cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm và xác định vị trí tài liệu dựa trên từ khóa, ngày lưu trữ hoặc các tiêu chí khác. Nhờ đó giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu và tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin.
Cập nhật và lưu trữ dữ liệu an toàn
Công nghệ OCR hỗ trợ các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức scan tài liệu, số hóa, cập nhật và lưu trữ một lượng lớn dữ liệu mỗi ngày một cách nhanh chóng và an toàn. Việc lưu trữ và phân loại dữ liệu được thực hiện một cách chính xác, giúp tối ưu không gian làm việc, nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu. Hơn nữa, OCR có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu, giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả.
Hạn chế của OCR
Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) cũng tồn tại một số nhược điểm và thách thức cần được xem xét:
- Giới hạn về Độ chính xác: Mặc dù OCR đã đạt được những tiến bộ đáng kể, hầu hết các ứng dụng, phần mềm OCR hiện nay chỉ đạt được độ chính xác khoảng 80-90% khi nhận dạng từ hình ảnh rõ nét. Khả năng xảy ra sai sót trong quá trình chuyển đổi vẫn xảy ra, đặc biệt là với các hình ảnh có chất lượng kém.
- Khó khăn với Hình ảnh có Độ tương phản Kém: Trong trường hợp hình ảnh có màu nền và màu chữ tương đồng, hoặc độ tương phản thấp, OCR sẽ gặp khó khăn trong việc phân biệt ranh giới giữa ký tự và nền, dẫn đến kết quả không đảm bảo về tính chính xác. Ví dụ, một văn bản in màu xanh đậm trên nền xanh nhạt sẽ rất khó được OCR nhận dạng chính xác.
- Hạn chế về Hỗ trợ Ngôn ngữ: Công nghệ OCR hiện nay vẫn chưa thể hỗ trợ đầy đủ cho tất cả các ngôn ngữ, đặc biệt là các ngôn ngữ có nhiều ký tự đặc biệt, chữ tượng hình, hoặc cấu trúc phức tạp. Ví dụ, các ngôn ngữ như tiếng Ả Rập, tiếng Trung, tiếng Nhật có thể gây khó khăn cho một số phần mềm OCR.
- Khó khăn với Văn bản Phức tạp: Ngoài ra, OCR cũng gặp khó khăn trong việc xử lý các văn bản phức tạp, chẳng hạn như văn bản có bảng biểu, công thức toán học, chữ viết tay phức tạp, hoặc văn bản bị mờ, nhòe, có bóng đổ, hoặc giấy bị gấp nếp.
Ứng dụng của OCR trong cuộc sống
Dưới đây là một số ứng dụng của OCR trong đời sống thường nhật
Hỗ trợ người khiếm thị
Năm 1970, công ty Kurzweil Computer Products Inc (Mỹ) giới thiệu hệ thống phông chữ Omni. Đây là công nghệ OCR có khả năng nhận dạng phông chữ, tích hợp cùng công nghệ tổng hợp giọng nói, giúp máy móc đọc hiểu và chuyển đổi văn bản thành giọng nói vi tính hóa. Nhờ đó, các văn bản và tạp chí có thể được đọc thành tiếng hoặc chuyển thành sách nói, hỗ trợ người cao tuổi và người khiếm thị tiếp cận thông tin dễ dàng hơn.
Bảo tồn di sản tư liệu
Công nghệ OCR giúp chuyển đổi các tài liệu văn hóa, lịch sử giá trị từ bản giấy sang file kỹ thuật số, đảm bảo lưu trữ an toàn và tránh hư hại do tác động của môi trường.
Ví dụ: Các bảo tàng, thư viện và trung tâm văn hóa sử dụng OCR để bảo quản và lưu trữ các tài liệu, đơn giản hóa quy trình bảo tồn di sản.
Nhận dạng cá nhân
OCR hỗ trợ quét và nhận diện các giấy tờ quan trọng như căn cước công dân, hộ chiếu hoặc bằng lái xe, giảm sai sót khi nhập liệu. Công nghệ này giúp các cơ quan nhanh chóng truy xuất thông tin cá nhân.
Ví dụ: Tại TPBank Livebank, bạn có thể làm thẻ ngân hàng trong 10 phút nhờ OCR quét giấy tờ, gửi thông tin đến giao dịch viên và hoàn tất hồ sơ.
Sắp xếp tài liệu
OCR quét và phân tích văn bản, hỗ trợ số hóa và sắp xếp tài liệu theo từ khóa hoặc ngày tháng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.
Ví dụ: Văn phòng luật sử dụng OCR để lưu trữ hồ sơ pháp lý theo ngày tháng hoặc số vụ án, đảm bảo quản lý hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm.
Xử lý hóa đơn, chứng từ
Công nghệ OCR chuyển hóa đơn, hợp đồng, và các giấy tờ khác thành bản kỹ thuật số, dễ lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ, đồng thời giảm sai sót trong phân loại. Dữ liệu có thể tích hợp với fax, email hoặc các nền tảng khác.
Ví dụ: Hợp đồng mua bán nhà sau khi ký kết được quét bằng OCR, chuyển thành file kỹ thuật số để lưu trữ an toàn và thuận tiện.
Bài viết đã giải thích chi tiết cho bạn OCR là gì. Đây chính là công nghệ đột phá, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất qua việc số hóa tài liệu nhanh chóng, chính xác. Nếu bạn đang làm chủ một doanh nghiệp online, hãy thử tìm hiểu cách tạo Chatbot AI Preny hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay. Trợ lý ảo này sẽ thay bạn tương tác khách hàng 24/7 với khách hàng một cách thông minh, giúp tăng tỷ lệ chốt đơn vượt trội.