Chi phí bán hàng là gì​? Cách hạch toán chi phí bán hàng chi tiết

Chi phí bán hàng là gì? Trong hoạt động kinh doanh, chi phí bán hàng được xem là yếu tố quan trọng quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Hiểu và quản lý tốt chi phí bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá ngân sách mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bài viết này, Askany sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn tổng quan về chi phí bán hàng.

Để kiểm soát doanh thu và lợi nhuận bán hàng hiệu quả, bạn có thể tham khảo tích hợp chatbot AI Preny cho website, các trang mạng xã hội. Preny là một phần mềm được phát triển dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo, có khả năng tự động hoá các tác vụ như phản hồi câu hỏi, tư vấn sản phẩm, thu thập dữ liệu, quản lý thông tin,....

Chi phí bán hàng là gì?

Chi phí bán hàng là tất cả các khoản phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Chi phí bán hàng được sử dụng để hỗ trợ các hoạt động liên quan đến bán hàng như quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, bảo hành,.... với mục đích thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh thu.

Chi phí bán hàng gồm những loại nào?

Căn cứ theo khoản 2, điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được ghi nhận và phản ánh theo dõi thông qua Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng, bao gồm những loại sau:

Chi phí nhân công

Chi phí nhân công phản ánh tất cả các khoản thanh toán cho đội ngũ nhân viên tham gia vào hoạt động bán hàng, từ nhân viên bán hàng trực tiếp đến những người làm công tác đóng gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm. Cụ thể:

• Tiền lương: Lương cơ bản, lương làm thêm giờ, phụ cấp và tiền ăn giữa ca.
• Tiền công: Chi phí thuê lao động thời vụ hoặc hợp đồng ngắn hạn.
• Các khoản trích bảo hiểm: Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
• Kinh phí công đoàn: Khoản đóng góp theo quy định pháp luật để duy trì hoạt động của công đoàn.

Chi phí vật liệu, bao bì

Loại chi phí này phản ánh chi phí vật liệu và bao bì dùng cho việc bảo quản, vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ. Chẳng hạn như:

• Chi phí vật liệu đóng gói gồm giấy, thùng carton, băng keo,....
• Chi phí nhiên liệu sử dụng cho bảo quản, bốc vác và vận chuyển hàng hoá.
• Chi phí vật liệu bảo quản, sửa chữa và bảo quản tài sản cố định để phục vụ cho bộ phận bán hàng.

Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Đây là chi phí phản ánh các khoản phí liên quan đến công cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Ví dụ như phương tiện tính toán, dụng cụ đo lường,....

Chi phí khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao phản ánh mức độ hao mào của những tài sản được sử dụng trong bộ phận bán hàng và bảo quản, bao gồm:

• Nhà kho, cửa hàng: Cơ sở vật chất dùng để lưu trữ và bày bán sản phẩm.
• Bến bãi: Khu vực đỗ xe và bốc dỡ hàng hoá.
• Phương tiện bốc dỡ, vận chuyển: Xe tải, xe nâng,....
• Phương tiện tính toán, đo lường: Thiết bị, máy móc kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm.

Chi phí bảo hành

Chi phí bảo hành phản ánh các khoản phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá bán ra. Đây là chi phí bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả để thực hiện các cam kết.

Chi phí dịch vụ mua ngoài

Đây là chi phí phản ánh các khoản phí dành cho những dịch vụ mà doanh nghiệp mua ngoài để phục vụ cho hoạt động bán hàng, bao gồm chi phí thuê sửa chữa tài sản cố định phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho bãi lưu trữ hàng hoá, tiền thuê bốc vác vận chuyển sản phẩm, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng hoặc đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,...

Chi phí phát sinh khác

Ngoài các khoản chi phí cụ thể đã đề cập, doanh nghiệp cần phải dự trù thêm một khoản chi phí phát sinh khác để đảm bảo hoạt động bán hàng không bị gián đoạn, bao gồm:

• Chi phí tiếp khách: Chi phí liên quan đến việc tiếp đón khách hàng và đối tác.
• Chi phí quảng bá sản phẩm: Chi phí cho các hoạt động quảng cáo và marketing.
• Chi phí thiết kế hình ảnh: Chi phí thuê dịch vụ thiết kế banner, poster,....

Phân biệt chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp

Việc phân biệt rõ chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả hơn. Dưới đây là bảng so sánh mà bạn có thể tham khảo:

Kết cấu và nội dung của Tài khoản chi phí bán hàng

Theo quy định Tài khoản 2, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được sử dụng để ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, cụ thể như sau:

• Bên Nợ: Ghi nhận toàn bộ các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ trong kỳ.
• Bên Có:
  • Ghi nhận các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ.
  • Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh" nhằm xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
• Số dư cuối kỳ: Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có 7 Tài khoản cấp 2, bao gồm:

• Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên.
• Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì.
• Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
• Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ.
• Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành.
• Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
• Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác.

Cách hạch toán chi phí bán hàng theo một số nghiệp vụ

Việc hạch toán chi phí bán hàng được thực hiện dựa trên các nghiệp vụ cụ thể, phát sinh trong quá trình bán hàng. Dưới đây là những nguyên tắc này giúp doanh nghiệp hạch toán chi tiết và chính xác các chi phí bán hàng:

a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca cùng các khoản bảo hiểm cho nhân viên:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 334, 338…

b) Tiền vật liệu, dụng cụ dùng cho quá trình bán hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 152, 153, 242.

c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

d) Tiền điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin, thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có các TK 111, 112, 141, 331…

đ) Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho hoạt động bán hàng:

• Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 335 – Chi phí phải trả
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả
• Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:
  • Nợ các TK 335, 352
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có các TK 331, 241, 111, 112, 152…
• Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn, liên quan đến nhiều kỳ:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 242 – Chi phí trả trước

e) Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa:

• Khi xác định số dự phòng phải trả cho chi phí sửa chữa, bảo hành (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả
• Cuối kỳ kế toán sau, nếu cần điều chỉnh số dự phòng:
  • Nếu số dự phòng cần lập lớn hơn số đã lập:
    • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
    • Có TK 352 – Dự phòng phải trả
  • Nếu số dự phòng cần lập nhỏ hơn số đã lập:
    • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
    • Có TK 641 – Chi phí bán hàng

g) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo:

• Khi xuất sản phẩm để khuyến mãi, quảng cáo không thu tiền:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có các TK 155, 156
• Khi nhận hàng hóa từ nhà sản xuất, nhà phân phối để khuyến mãi:
  • Theo dõi số lượng hàng trong hệ thống quản trị và báo cáo tài chính.
  • Khi hết chương trình khuyến mãi và không phải trả lại số hàng chưa sử dụng:
    • Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
    • Có TK 711 – Thu nhập khác

h) Chi phí sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ phục vụ cho hoạt động bán hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 155, 156
• Nếu phải kê khai thuế GTGT:
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

i) Chi phí sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng:

• Khi biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có các TK 152, 153, 155, 156
• Nếu phải kê khai thuế GTGT:
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
• Khi biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên từ quỹ khen thưởng, phúc lợi:
  • Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  • Có các TK 152, 153, 155, 156

k) Chi phí phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

l) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý trả cho bên nhận đại lý:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

m) Khi các khoản ghi giảm chi phí bán hàng phát sinh:

• Nợ các TK 111, 112…
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng

n) Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”:

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng

TÌM HIỂU THÊM:

• 10 ý tưởng viết content bán hàng hay, đột phá doanh số
• Tìm hiểu bán hàng đa kênh là gì​ và chi tiết cách triển khai
• Top 10+ mặt hàng kinh doanh online hot, bán chạy nhất 2025

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chi phí bán hàng là gì cùng các thông tin quan trọng liên quan khác. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý doanh thu, đừng bỏ qua chatbot AI Preny. Với khả năng tích hợp đa nền tảng và tự động hoá các tác vụ bán hàng nhờ ứng dụng trí tuệ nhân tạo, Preny sẽ giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên tối ưu và vận hành trơn tru nhất.