Chuyển đổi số là gì? Vai trò và quy trình thực hiện hiệu quả

Chuyển đổi số là gì? Chuyển đổi số đã và đang đóng góp tích cực trong việc thay đổi các quy trình, dịch vụ kinh doanh truyền thống hiện có, giúp doanh nghiệp kiến tạo ra các giá trị mới, đáp ứng với sự phát triển của thị trường cũng như kỳ vọng của khách hàng. Bài viết này, Askany sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết định nghĩa, vai trò và quy trình thực hiện chuyển đổi số hiệu quả ngay từ bước đầu tiên.

Cập nhật xu hướng chuyển đổi số, chatbot AI Preny là một phần mềm ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo có khả năng tích hợp vào nền tảng bán hàng online, mang lại lợi ích đáng kể về tăng cường trải nghiệm mua sắm của khách hàng và thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi của doanh nghiệp. Hãy trải nghiệm Preny ngay hôm nay để được cung cấp giải pháp toàn diện cho kinh doanh nhé!

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số có tên tiếng Anh là Digital Transformation, là quá trình sử dụng công nghệ số để cải thiện toàn bộ các khía cạnh của một doanh nghiệp hoặc tổ chức, từ sản xuất, cách thức kinh doanh cho đến cung cấp dịch vụ và tương tác với khách hàng.

Trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ áp dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning), blockchain, IoT (Internet of Things), cloud computing, big data,... để tối hóa quy trình làm việc, tăng cường hiệu quả hoạt động và tạo ra những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Ví dụ về chuyển đổi số

Ví dụ điển hình về chuyển đổi số có thể kể đến là Amazon. Công ty này đã thực hiện một quá trình chuyển đổi số toàn diện từ khâu phát triển nền tảng thương mại điện tử cho đến việc áp dụng trí tuệ nhân tạo cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Amazon gần như xoá bỏ hình thức bán lẻ truyền thống khi vận chuyển và giao hàng trực tiếp cho khách hàng thông qua chuỗi cung ứng sử dụng công nghệ cao. Điều này đã khiến nhiều cửa hàng bán lẻ tại Mỹ phải lao đao.

Một trong những ứng dụng trí tuệ nhân tạo vượt trội của Amazon là Giao hàng tiên phong. Đây là hệ thống AI có khả năng dự đoán những khách hàng tiềm năng và sản phẩm họ sẽ mua, sau đó gửi dữ liệu đến các trung tâm phân phối gần nhất trước khi khách hàng tiến hành đặt hàng. Qua đó, giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng, tăng trải nghiệm và tỷ lệ chuyển đổi đáng kể.

Không chỉ vậy, Amazon còn tận dụng công nghệ để tạo ra hệ thống giao hàng nhanh chóng qua dịch vụ Prime, cung cấp nội dung giải trí phong phú qua Amazon Prime Video và Amazon Music. Ông lớn này cũng đầu tư mạnh mẽ vào các ứng dụng đám mây thông qua Amazon Web Services (AWS), cho phép doanh nghiệp chuyển đổi số ở mọi quy mô.

Nhìn chung, trong quá trình chuyển đổi số, Amazon luôn lấy khách hàng làm trọng tâm và tận dụng công nghệ để xây dựng dịch vụ khách hàng liền mạch. Nhờ vậy thành công tái cơ cấu doanh nghiệp, bỏ qua các kênh phân phối bán lẻ truyền thống và tiếp cận trực tiếp với nhà cung cấp để mang lại cho khách hàng mức giá rẻ hơn cũng như sự tiện lợi khi mua sắm trực tuyến.

Nếu bạn có nhu cầu ứng dụng chuyển đổi số cho hoạt động kinh doanh của mình, tìm hiểu ngay cách tạo chatbot bằng Preny. Đây là phần mềm tích hợp công nghệ AI, mang đến khả năng nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi nhờ tự động hóa quy trình tư vấn, giới thiệu sản phẩm, chốt đơn,....

Các giai đoạn của chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một quá trình liên tục, tuy nhiên chúng ta vẫn có thể chia nó thành 3 giai đoạn chính như sau:

• Giai đoạn 1: Số hóa thông tin – Digitization: Chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số.
• Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization: Áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện tại.
• Giai đoạn 3: Số Hoá Toàn Diện – Digital Transformation: Thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Mỗi giai đoạn của chuyển đổi số đều sẽ có những thách thức riêng. Vì thế, các doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện.

Sự khác nhau giữa số hoá và chuyển đổi số

Về bản chất, số hoá và chuyển đổi số đều là các hoạt động ứng dụng công nghệ vào quá trình vận hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực. Thực tế, số hoá và chuyển đổi số vẫn có một số điểm khác biệt về yếu tố con người, lộ trình thực hiện, cơ sở đề xuất và lợi ích mang lại. Dưới đây là bảng so sánh bạn có thể tham khảo:

Vai trò của chuyển đổi số

Trong những năm gần đây, chuyển đổi số đã trở thành xu hướng nhờ những lợi ích mang lại cho như sau:

Đối với chính phủ

Chính phủ Việt Nam đang tích cực đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả công tác, cải thiện chất lượng dịch vụ công và nâng cao đời sống cho người dân. Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho chính phủ, bao gồm:

• Tự động hóa những quy trình thủ công, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí.
• Nâng cao khả năng quản lý và giám sát hoạt động của nhân viên cấp dưới.
• Tăng năng suất lao động.
• Cải thiện hiệu quả tiếp cận người dân và doanh nghiệp.
• Cung cấp dịch vụ công chất lượng cao.
• Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
• Xây dựng lòng tin của người dân với chính phủ.
• Thúc đẩy đổi mới sáng tạo và tạo ra các cơ hội việc làm mới.
• Chia sẻ thông tin đến người dân một cách dễ dàng.
• Người dân có thể tiếp cận và nắm bắt các dự thảo, đề án mới của chính phủ dễ dàng.

Đối với doanh nghiệp

Theo báo cáo của IDC, có tới 82% tổ chức và doanh nghiệp tin rằng họ cần đầu tư vào chuyển đổi số để không bị tụt lại phía sau. Việc đáp ứng kỳ vọng của khách hàng thông qua chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế thương hiệu mà còn mở ra cơ hội đạt được thành công trong môi trường kỹ thuật số hiện nay. Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh:

• Cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự.
• Tăng cường sự tương tác với khách hàng.
• Rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường.
• Thúc đẩy doanh thu tăng trưởng.
• Tạo nhiều lợi thế cạnh tranh.
• Tối ưu thời gian và nguồn lực.
• Xây dựng mô hình quản trị doanh nghiệp mượt mà hơn.
• Thúc đẩy đổi mới sản phẩm và các mô hình kinh doanh mới.

Đối với người tiêu dùng

Người tiêu dùng đang hưởng lợi đáng kể từ sự thành công của chuyển đổi số ở cả Chính phủ và doanh nghiệp:

• Dễ dàng tiếp cận và sử dụng các sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp thông qua các kênh trực tuyến.
• Thực hiện các thủ tục dịch vụ công nhanh chóng mà không cần phải trực tiếp đến cơ quan Chính phủ, tiết kiệm thời gian và công sức.

Chuyển đổi số đã thay đổi thói quen và nhận thức của người tiêu dùng, biến việc sử dụng các dịch vụ trực tuyến thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải nhanh chóng xây dựng thương hiệu số để tạo dựng lòng tin với khách hàng.

Quy trình thực hiện chuyển đổi số

Quy trình chuyển đổi số sẽ bao gồm 6 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và tầm nhìn

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua chuyển đổi số. Theo đó, tầm nhìn cần bao quát, mang tính chiến lược và phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng

Tiếp theo, bạn phân tích tình trạng hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm quy trình, con người, công nghệ và dữ liệu. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu những điểm yếu cần cải thiện và cơ hội tiềm năng để áp dụng công nghệ số.

Bước 3: Lập kế hoạch và chiến lược

Ở bước này, bạn lập kế hoạch chi tiết cho quá trình chuyển đổi số, từ các giai đoạn thực hiện, nguồn lực cần thiết cho đến ngân sách và thời gian dự kiến. Đồng thời, hãy xác định công nghệ phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.

Bước 4: Triển khai và vận hành

Sau khi lập kế hoạch cho quá trình chuyển đổi số xong, bạn tiến hành triển khai các giải pháp công nghệ đã chọn lựa và đào tạo nhân viên cách sử dụng.

Bước 5: Đánh giá và đo lường

Bạn có thể dựa vào các chỉ tiêu đã được xác định để đánh giá quá trình chuyển đổi số, từ đó liên tục cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bước 6: Báo cáo kết quả

Cuối cùng, bạn thực hiện báo cáo kết quả chuyển đổi số chi tiết, bao gồm xác định rủi ro và đề xuất giải pháp khắc phục.

Các yếu tố quyết định chuyển đổi số hiệu quả

Bên cạnh một quy trình chuyển đổi số thực hiện bài bản, bạn cũng cần chú trọng triển khai đồng bộ các yếu tố quan trọng dưới đây để tối đa hoá hiệu quả:

Văn hóa và chiến lược số

Chiến lược số là kim chỉ nam, định hướng lộ trình chuyển đổi số phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Thêm vào đó, văn hóa số đảm bảo sự đồng thuận và tinh thần đổi mới sáng tạo trong tổ chức, giúp triển khai chiến lược số thành công. Sự kết hợp chặt chẽ giữa chiến lược và văn hóa số là yếu tố then chốt, cần được củng cố thông qua các hoạt động truyền thông, đào tạo, và nâng cao nhận thức về chuyển đổi số cho toàn bộ lãnh đạo và nhân viên.

Gắn kết khách hàng

Mục tiêu cốt lõi của chuyển đổi số là cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng cường sự gắn kết và lòng trung thành của họ với doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi tư duy lấy khách hàng làm trung tâm, đồng thời tối ưu hóa hành trình khách hàng bằng công nghệ số. Việc áp dụng các giải pháp công nghệ phù hợp không chỉ nâng cao sự hài lòng mà còn thúc đẩy sự gắn kết lâu dài với khách hàng trong quá trình chuyển đổi số.

Quy trình và cải tiến

Chuyển đổi số dựa trên nền tảng các quy trình hiện có của doanh nghiệp, nhằm tối ưu hóa hoặc thay đổi toàn diện cách vận hành thông qua công nghệ số. Để thực hiện điều này, cần phân tích chi tiết các quy trình hiện tại, xác định các điểm bất cập và cơ hội cải tiến. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các giải pháp số phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Công nghệ

Như bạn đã biết, công nghệ chính là điểm cốt lõi của chuyển đổi số. Trước tiên, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ hiện tại, sau đó xác định các công nghệ phù hợp với từng giai đoạn của lộ trình chuyển đổi. Sự kết hợp giữa phân tích hiện trạng công nghệ và kế hoạch hướng tới tương lai sẽ tạo nên một lộ trình công nghệ toàn diện, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Phân tích và quản lý dữ liệu

Dữ liệu được xem như "kho vàng" của doanh nghiệp. Quản lý và phân tích dữ liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược thu thập, làm sạch và phân tích dữ liệu, đồng thời phát triển một nền tảng số thống nhất để tối ưu hóa giá trị của dữ liệu trong quá trình chuyển đổi số.

Như vậy, bài viết đã giải thích rõ chuyển đổi số là gì cùng những thông tin quan trọng khác như vai trò, phân biệt với số hoá, quy trình thực hiện và các yếu tố quyết định đến tính hiệu quả. Nếu bạn có nhu cầu nâng cao hoạt động kinh doanh qua chuyển đổi số, đừng bỏ qua cơ hội tích hợp chatbot AI Preny vào nền tảng bán hàng online. Với Preny, bạn sẽ tối ưu thời gian và nguồn lực nhờ tính năng tự động hoá tư vấn, trả lời tin nhắn, xử lý đơn, chốt đơn,.... Điều này góp phần tăng cường trải nghiệm khách hàng và kích thích họ đưa ra quyết định chuyển đổi nhanh chóng.