Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Một sự kiện quy tụ hàng trăm, hàng nghìn người tham gia là cầu nối giữa doanh nghiệp và cộng đồng. Bên cạnh những lợi ích rõ ràng từ hoạt động này, doanh nghiệp cũng chịu nhiều áp lực trong quá trình tổ chức sự kiện, nhất là đối với những doanh nghiệp tự tổ chức chứ không phụ thuộc vào dịch vụ bên thứ ba.

tổ chức sự kiện

Liệu doanh nghiệp của bạn đang tổ chức sự kiện nhưng gặp vấn đề về tài chính, nguồn lực, không biết cách thu hút khán giả hay điều gì khác? Đừng lo, tổ chức sự kiện dễ dàng hơn bao giờ hết với Askany! Đây là một ứng dụng thông minh, giúp bạn kết nối với các chuyên gia hàng đầu trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Những lời khuyên thực tiễn từ chuyên gia chắc chắn sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện của doanh nghiệp được vận hành suôn sẻ nhất. Sử dụng Askany ngay hôm nay để tăng mức độ nhận diện thương hiệu và tạo nên trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng!

Thách thức trong quá trình tổ chức sự kiện

Quản lý ngân sách cho sự kiện

Quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố chính quyết định đến sự thành bại của sự kiện. Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch tài chính hoặc không quản lý tốt ngân sách, những hệ lụy không tốt sẽ xảy ra, cụ thể là:

Thiếu hụt tài chính cho sự kiện: Đây là trường hợp dễ xảy ra nhất nếu doanh nghiệp không quản lý ngân sách sự kiện hiệu quả. Khi thiếu hụt tài chính, doanh nghiệp sẽ không đủ chi phí để thanh toán cho các dịch vụ trong sự kiện. Từ đó, doanh nghiệp sẽ phải cắt giảm, ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.
Không đạt được mục tiêu sự kiện: Khi ngân sách bị hạn chế, các mục tiêu lớn sẽ khó đạt được vì mục tiêu nhỏ - sự kiện còn khó thực hiện. Trong trường hợp khác, doanh nghiệp sẽ dồn ngân sách hạn chế vào việc vận hành sự kiện mà bỏ qua các yếu tố như marketing sự kiện, v.v Kết quả là sự kiện không thu hút được nhiều khách tham dự.
Không có chi phí dự phòng: Quản lý ngân sách không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ không còn chi phí dự phòng. Khi điều này xảy ra, doanh nghiệp sẽ không thể ứng phó với những trường hợp ngoài dự kiến.
Áp lực tài chính cho nhân sự: Áp lực về tài chính sẽ ảnh hưởng đến chất lượng làm việc cho các thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát và phân bổ nguồn tài chính cho sự kiện kỹ lưỡng và hợp lý.

Marketing cho sự kiện

Marketing cho sự kiện là một thách thức lớn cho đơn vị tổ chức sự kiện. Với cạnh tranh ngày càng cao trong thị trường sự kiện, bắt buộc sự kiện của doanh nghiệp phải có những yếu tố nổi bật, khác lạ, phù hợp với khách hàng.

Trong quá trình marketing, doanh nghiệp phải chú ý tiếp cận, thu hút đúng tệp khách hàng mục tiêu của sự kiện. Nếu không hiểu rõ đối tượng mục tiêu hoặc tiếp cận không đúng cách, doanh nghiệp sẽ không thu hút được họ đến sự kiện. Bên cạnh đó, trải nghiệm của khách hàng cũng rất quan trọng trong quá trình lên kế hoạch marketing sự kiện. Nếu sự kiện có bán vé thì quá trình thanh toán và giao nhận vé cần được thiết kế ngắn gọn, thuận tiện cho khách hàng.

Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần tối ưu hóa chiến dịch marketing, theo dõi và điều chỉnh kịp thời.

Kỹ thuật và thiết bị trong tổ chức sự kiện

Vấn đề kỹ thuật và thiết bị trong tổ chức sự kiện cũng là một thách thức của đơn vị tổ chức. Chỉ cần lựa chọn không đúng thiết bị hoặc không đủ số lượng thiết bị sẽ dẫn đến trục trặc trong lúc diễn ra sự kiện. Bên cạnh đó, sự kết nối và tương thích của các thiết bị cũng cần được kiểm tra liên tục. Doanh nghiệp cần trang bị thêm thiết bị dự phòng để đảm bảo sự kiện vẫn được diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, ánh sáng tự nhiên, tiếng ồn, thời tiết cũng sẽ ảnh hưởng đến thiết bị.

Để tránh sai sót trong khâu kỹ thuật, doanh nghiệp cần quản lý cẩn thận các thiết bị để đáp ứng được yêu cầu của sự kiện.

tổ chức sự kiện

Tiếp cận giải pháp tổ chức sự kiện tại Askany

Giải pháp từ chuyên gia trong lĩnh vực

Với sự hỗ trợ từ Askany, bạn sẽ dễ dàng tiếp cận giải pháp tổ chức sự kiện từ các chuyên gia hàng đầu trong ngành. Nhờ nền tảng này, bạn sẽ tự chọn lựa người chuyên gia phù hợp dựa trên hồ sơ kinh nghiệm công khai và tiến hành tư vấn với họ. Dù là lập kế hoạch, quản lý ngân sách, vận hành chương trình hay bất kỳ vấn đề nào khác, chuyên gia cũng có thể hỗ trợ bạn.

Linh hoạt, tiết kiệm thời gian

Chỉ với một vài thao tác trên ứng dụng, bạn đã có thể tìm được giải pháp cho sự kiện của mình. Sự linh hoạt của ứng dụng khi tích hợp chức năng video call sẽ giúp bạn nhận được tư vấn chuyên môn mà không cần phải rời khỏi nơi làm việc và gặp mặt trực tiếp. Bên cạnh đó, ứng dụng cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình tìm kiếm và chọn lọc các nguồn thông tin khác nhau.

Bảo mật tuyệt đối

Askany cam kết bảo mật tuyệt đối cho mọi cuộc trò chuyện tư vấn với chuyên gia. Chính bạn sẽ có quyền kiểm soát và quyết định chuyên gia nào sẽ tư vấn cho bạn. Đồng thời, Askany cũng có quy trình xác minh nghiêm ngặt tất cả các chuyên gia hiện liên kết với nền tảng. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi thông tin tổ chức sự kiện của mình được giữ kín.

Tổ chức sự kiện mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: xây dựng mối quan hệ với khách hàng, quảng bá thương hiệu và tạo nên những trải nghiệm đáng nhớ. Song song với những lợi ích đó là các thử thách mà doanh nghiệp cần xử lý kịp thời và hiệu quả.
Nếu trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp cần được hỗ trợ từ người có chuyên môn, hãy liên hệ với chuyên gia tại Askany. Tải ngay ứng dụng Askany để tiếp cận giải pháp thực tiễn cho một sự kiện thành công rực rỡ!

Top những người làm sự kiện giỏi chuyên nghiệp nhất Việt Nam